Edycja plików PDF nie jest dziś problemem, bo programów, które to umożliwiają, jest naprawdę sporo. Jednak już pod względem funkcjonalnym istotnie się one między sobą różnią. Oto lista czterech funkcji, których nie może zabraknąć, jeśli taki program ma być naprawdę praktyczny.
Łatwa edycja treści dokumentu
Edycja to bardzo szerokie pojęcie, więc warto sprawdzić kilka konkretnych działań, które powinny być możliwe do wykonania:
- kopiowanie tekstu z PDF razem z symbolami specjalnymi, tabelami lub listami w taki sposób, żeby zachował on swoje podstawowe formatowanie po wklejeniu w innym miejscu;
- nanoszenie korekt bezpośrednio w treści pliku PDF albo przynajmniej znakowanie wybranych fragmentów bądź ich komentowanie;
- dodawanie, usuwanie lub przenoszenie zdjęć i innych osadzonych obiektów;
- używanie znaczników.
Warto dodać, że te funkcje powinny być też dostępne w odniesieniu nie tylko do całego dokumentu, ale też na przykład pojedynczych tabel – właśnie kopiowanie tabel jest zadaniem, z którym niektóre programy sobie nie radzą.
Konwersja do innych formatów
Format PDF jest bardzo wygodny, jeśli dokument ma być wymieniany między użytkownikami, otwierany na różnych urządzeniach, relatywnie bezpieczny i ma zachowywać stałe formatowanie. To wszystko jednak sprawia, że może być sporym utrudnieniem, jeśli formuła obiegu dokumentów wymaga, aby pewne dane z plików w tym formacie przenosić do innych systemów.
Kopiowanie treści jest jednym ze stosowanych rozwiązań, ale czasem wygodniej będzie móc zapisać plik PDF w innym, łatwiejszym do edycji formacie, np. docx, html czy xlsx. Tutaj między programami do edycji PDF-ów widać naprawdę wielkie różnice, bo nie tylko mogą one konwertować PDF-y do różnych formatów, ale też nie zawsze radzą sobie z tym zadowalająco.
Narzędzia do animizacji
W większości branż jest koniecznością, w innych dobrym zwyczajem, żeby anonimizować dokumenty w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Narzędzia pozwalające na zamazywanie wybranych obszarów lub treści w dokumencie powinny nie tylko być dostępne, ale przede wszystkim łatwe do użycia i skuteczne. To znaczy, że dane po anonimizacji powinny nie tylko być nieczytelne, ale sam proces powinien być relatywnie trudny do odwrócenia, żeby zapewniało to realną ochronę.
Edycja formularzy
Dość specyficznym narzędziem, które często nie jest potrzebne w codziennej praktyce, ale dla którego na dobrą sprawę nie ma alternatywy, są edytory formularzy. Mają one pozwalać nie tylko na wykorzystanie osadzonego w pliku formularza, ale również na jego edycję, a więc zmianę typu lub rozmiaru pola, oznaczenie pól jako wymaganych bądź nie i tak dalej. Nawet jeśli korzysta się z tej opcji rzadko, to warto mieć tę możliwość, żeby uniknąć konieczności instalowania kilku programów: jednego do formularzy, drugiego do wszystkich innych prac.
Poza tymi czterema funkcjami warto następnie sprawdzić te bardziej niszowe: edycję zabezpieczeń, łączenie lub porównywanie dokumentów czy narzędzia do zmiany parametrów strony.
Materiał partnera
